Bedrijfsvoering

Deze paragraaf geeft een stand van zaken van de interne bedrijfsvoering van Zeewolde en een inkijk in ontwikkelingen,
beleid- en beleidsvoornemens op het gebied van de bedrijfsvoering.
Bedrijfsvoering betreft het geheel en de wijze van inzet van de beschikbare middelen (personeel, automatisering, huisvesting en materieel) waarmee de door de gemeenteraad vastgestelde programma's gerealiseerd moeten worden. Het is een primaire verantwoordelijkheid van het college die in belangrijke mate aan de directie is gemandateerd.

Organisatie

De gemeente bestaat voor haar inwoners en bedrijven en is verantwoordelijk voor een zo adequaat mogelijke dienstverlening op al haar (beleids-)terreinen en bevoegdheden. De visie van de organisatie is om een wendbare en toekomstbestendige organisatie te worden. De missie is het bouwen aan een effectieve, verbindende en eigentijdse gemeentelijke organisatie. 

Organisatievorm

De organisatie is ingericht op basis van een eenhoofdige leiding, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, met daarbij een zevental basisteams, onder leiding van een eigen teamleider. Het uitgangspunt is dat het reguliere werk altijd goed wordt uitgevoerd, met effectief, verbonden en eigentijds als leidende principes.  
De gemeente bestaat voor haar inwoners en bedrijven en is verantwoordelijk voor een zo adequaat mogelijke dienstverlening op al haar (beleids-)terreinen en bevoegdheden. 
Voor grote vraagstukken uit de samenleving zijn er opgavenregisseurs die worden bijgestaan door medewerkers uit meerdere teams. De opgaveregisseurs zijn gepositioneerd in het basisteam Bestuur en Directie Ondersteuning (BDO), onder de teamleider BDO/concernopdrachtgever. 

De algehele ondersteuning is ondergebracht bij Meerinzicht domein Bedrijfsvoering. Medewerkers van Meerinzicht participeren actief in de reguliere processen van de gemeente Zeewolde. Meerinzicht faciliteert voor de gemeentes Zeewolde, Harderwijk en Ermelo onder meer Gebouwen, Inkoop, Belastingen, Juridische Zaken, HRM, ICT, Communicatie en Financiën. Zie nadere uitleg hieronder.  

Op basis van het coalitieakkoord is eind 2022 het collegeprogramma 2022-2026 tot stand gekomen. Er is in dit programma voortgebouwd op de vastgestelde begroting van 2023 (uit midden 2022). Voor het collegeprogramma is een thematische invalshoek gekozen om zo de onderlinge samenhang van de 53 speerpunten onder de zes thema’s uit het collegeprogramma beter tot zijn recht te laten komen en daar waar nodig activiteiten team overstijgend aan te pakken. De Jaarrekening 2025 is via de indeling van het collegeprogramma tot stand gekomen en verantwoordt de WWW vragen van de Begroting 2025.  

Eind 2025 is er een terugblik gemaakt voor deze collegeperiode 2022 - 2026 'Zeewolde in zijn kracht'. Deze is beschikbaar op de website van de gemeente. 

Organisatieontwikkeling raakt de kern van de samenwerking binnen de gemeente Zeewolde en in EHZM-verband. Waar de focus in het verleden lag op structuur, stond ook 2025 weer in het teken van de doorontwikkeling naar een lerende en wendbare organisatiecultuur. Onder aanvoering van het ‘Opgaveteam Organisatieontwikkeling’ en in gedeeltelijke co-creatie met de Ondernemingsraad is gewerkt aan drie speerpunten: rolduidelijkheid, haalbare teamplannen en het versterken van de feedbackcultuur.

In 2025 zijn deze thema’s organisatiebreed getraind en geïmplementeerd; de focus voor 2026 ligt op afronding en de borging hiervan in de dagelijkse praktijk. Hiermee bouwen we verder aan een organisatie waarin bestuur en ambtelijke organisatie als eenheid opereren. Zie paragraaf 47.1.1 uit het collegeprogramma voor een verdere toelichting.

Perspectief op EHZ-samenwerking
De colleges van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde hebben elkaar in de afgelopen collegeperiode (2022-2026) meerdere keren per jaar ontmoet in het kader van de doorontwikkeling van de EHZ-samenwerking. Het ‘Perspectief op EHZ-samenwerking’ gaat over nut en noodzaak van versterking en verdieping van de EHZ-samenwerking. Het doel  van deze samenwerking is om de brede welvaart van onze inwoners in de regio ook op de  lange termijn te borgen. Behoud van de bestuurlijke autonomie van de drie gemeenten is  daarbij uitgangspunt. De ‘opbrengst’ van de collegeperiode 2022 - 2026 is dat de drie  colleges ‘natuurlijke’ partners zijn geworden. De vertrouwensbasis voor een duurzame  samenwerking is gelegd. De bedoeling is om de kracht van onze vier organisaties (de drie gemeenten en Meerinzicht) zo goed mogelijk te benutten voor onze 100.000 inwoners.

De colleges van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde hebben elkaar in 2025 drie keer ontmoet in het kader van het Perspectief op de EHZ-samenwerking. 

 Om dit concreet invulling te geven zijn er vijf bestuurlijke werkgroepen aan de slag gegaan:
1)    Burgemeesters
2)    Gemeentesecretarissen
3)    Financiën
4)    Sociaal Domein
5)    Ruimtelijke ordening, economie en duurzaamheid

De drie gemeenteraden zijn op 30 september 2025 meegenomen in deze ontwikkeling. Het  belang van de regio Harderwijk en het voortzetten en verdiepen van de EHZ-samenwerking  is voor gezamenlijke vraagstukken onderschreven. De raden willen elkaar frequenter  ontmoeten en meepraten over de inhoud van de samenwerking. 

In 2025 is er ingezet op het verbeteren van de sturingsinformatie en de gestructureerde informatievoorziening van Meerinzicht, voortbouwend op de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek en de eerder ingezette tweesporen-aanpak. De inrichting van dashboards, informatieprotocollen en kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) is inmiddels ver gevorderd.

 De zes KPI’s voor het domein Bedrijfsvoering, voortkomend uit de aanbevelingen van Berenschot, zijn in de eerste helft van 2025 verder uitgewerkt in concrete indicatoren en normen. Deze gedetailleerde uitwerking wordt momenteel als bijlage bij de Bestuursrapportage 2025 aan de raden voorgelegd voor een zienswijze. Het streven is om de KPI’s in 2026 definitief vast te stellen en te implementeren.

In 2025 zijn er opnieuw veel vacatures ingevuld. Een deel van de vacatures betrof vervanging maar ook invulling van nieuwe vacatures waarvoor (tijdelijk) budget en middelen beschikbaar zijn gesteld. Het is gelukt om een belangrijk deel van de vacatures in te vullen waarbij er opnieuw een aantal trainees en “potentials” zijn ingestroomd. In het kader van persoonlijke ontwikkeling is er ook een aantal medewerkers intern doorgestroomd en bevorderd. Binnen EHZM zijn er van en naar Zeewolde 10 medewerkers doorgestroomd. Binnen Zeewolde zelf zijn er daarnaast ook 4 medewerkers intern doorgestroomd naar een andere functie binnen Zeewolde. 

Afgelopen periode is wederom veel ingezet op het model positieve gezondheid; van verzuim naar preventie. In 2025 zijn er gezondheidschecks uitgevoerd bij medewerkers en is er onder andere aandacht geweest voor werkdruk in de teams.

(Frequent) Verzuim en het voorkomen daarvan is een terugkerend onderwerp in het Managementoverleg. De afgelopen jaren laat Zeewolde een daling zien van het verzuim. Ook in 2025 is het verzuim gedaald en op 5,8% uitgekomen. 

Zeewolde werkt beleidsmatig samen met diverse andere overheden; gemeenten, provincies en waterschappen.

In Flevoland is dat sinds 2020 via het traject Samen Maken We Flevoland op basis van de Strategische Agenda Flevoland. Deze bestaat uit 3 delen:

1. Ambities en doelen

2. Rollende Uitvoeringsagenda

3. Governance van de samenwerking.

In 2025 is de Uitvoeringsagenda geactualiseerd, mede op basis van het in juni 2025 tussen Rijk en Flevoland afgesloten Regioarrangement. Januari 2026 heeft de bestuurlijke bekrachtiging van de afspraken tussen Rijk en Regio plaatsgevonden zodat in 2026 vindt de verdere uitwerking plaats kan vinden van de prioritaire thema's tussen Rijk en Regio.

In aanvulling op de vastgestelde beleidsdocumenten wordt vanuit Flevoland richting het Rijk (en waar nodig Europa) ook ingezet op een krachtige lobby voor het behalen van gewenste beleidsdoelen en ontwikkelingen. 

De bestuurlijke samenwerking met Gelderse gemeenten, provincie en waterschap speelt zich af in EHPZ verband op basis van het gelijknamige Regioarrangement.

Er is in 2025 begonnen met het uitwerken van een Ruimtelijk Toekomstperspectief. Eerste helft 2026 zal de eerste proeve van dit Ruimtelijk Toekomstperspectief worden opgeleverd, als doorontwikkeling/operationalisering van het Regioarrangement. In de najaar 2025 verschenen Ontwerp Nota Ruimte is de regio EHPZ ook als te onderscheiden regio erkend.

Het in 2025 vastgestelde Regionale Programma Werklocaties EHPZ (2025-2028) zal verder uitgewerkt worden. Een belemmering voor ontwikkeling van nieuwe werklocaties is de huidige netcongestie.

Oktober 2025 heeft vanuit de Regio EHPZ een bestuurlijke delegatie deelgenomen aan de jaarlijkse European Week of the Regions and Cities. Dit zal in 2026 opnieuw plaatsvinden.

Invulling zal worden gegeven aan een verdere betrokkenheid van raden, staten en algemene besturen door het instellen van een Raadstafel, na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026.

Een belangrijk aandachtspunt voor beide samenwerkingen zal de impact zijn die de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 zullen hebben in de continuïteit van betrokkenheid daarbij van met name de gemeenteraden. Hieraan zal gepaste aandacht worden besteed in overdrachtsdocumenten voor colleges en raden en door voorlichting aan de nieuwe gemeenteraad. 

Interbestuurlijk toezicht (IBT) is een wettelijke taak van de provincie, waarbij zij toezicht houdt op de taakuitoefening door de gemeenten. Op 25 november 2014 heeft uw raad ingestemd met het, namens het college, ondertekenen van deze overeenkomst door de burgemeester. 

De provincie Flevoland en de zes gemeenten hebben daarbij nieuwe afspraken gemaakt over de manier waarop provincie en gemeenten omgaan met het toezicht. Eind 2024 is deze overeenkomst herzien.

In de bestuursovereenkomst zijn afspraken gemaakt over:

• De uitgangspunten die voor het toezicht gelden. Het interbestuurlijk toezicht vindt plaats op basis van transparantie, begrip en vertrouwen;
• De informatie die de gemeenten aanleveren aan de provincie;
• De criteria waaraan de provincie toetst;
• De intensiteit van het toezicht (hangt af van de prestaties).

Op basis van de bestuursovereenkomst ontvangt de provincie jaarlijks de gegevens van gemeenten over hun uitvoering van taken op de genoemde domeinen. Op grond daarvan stelt de provincie een concept oordeel op, verifieert dit per domein in een ambtelijk overleg met de betrokken gemeente en delen het eindoordeel in een toezichtbrief aan het bestuur mee. Naar aanleiding daarvan bepaalt de provincie het toezichtregime voor die gemeenten op het betreffende terrein op maat.

De mogelijke beoordeling door de provincie is per domein:

• Groen: adequaat, dat wil zeggen voldoende tot goed;
• Oranje: redelijk adequaat, dat wil zeggen voor verbetering vatbaar (met serieuze aandachtspunten);
• Rood: niet adequaat, dat wil zeggen onvoldoende.

De bestuursovereenkomst IBT heeft betrekking op de naleving van wet- en regelgeving op de volgende domeinen, waarbij de provincie het toezichthoudend gezag is:

• Ruimtelijke ordening en huisvesting;
• Milieu;
• Archief;
• Monumenten en archeologie;
• Financiën;
• De vestiging van statushouders.

Voor wat betreft het financieel toezicht 2025 had Zeewolde de kleur oranje. Dit hing toen samen met de verwachte begrotingstekorten. Voor het jaar 2026 heeft de provincie de kleur groen toegekend.

Dienstverlening
Door de steeds nauwere samenwerking tussen Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht is ook de samenwerking gegroeid op het gebied van dienstverlening aan de inwoners. Meerinzicht neemt daarin een prominente plek in omdat daar de dienstverlening aan de inwoners van Zeewolde plaatsvindt op het terrein van het Sociaal Domein en Belastingen. Ook Meerinzicht Bedrijfsvoering speelt daarbij een grote rol, o.a. door het belang van digitalisering en informatiehuishouding. De drie gemeenten en Meerinzicht trekken gezamenlijk op om de dienstverlening aan de inwoners steeds verder te optimaliseren. 

Ontwikkeling van een Klant Expertise Centrum
In 2025 hebben we verdere stappen gezet in de optimalisatie van de eerstelijns dienstverlening door de ontwikkeling van een Klant Expertise Centrum (KEC) voor de gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht. Het bestaande programma dienstverlening is beëindigd en overgegaan in het project realisatie KEC; de projectorganisatie is opnieuw opgezet, met daarbij een stevige ambtelijke stuurgroep. Er is vooral voortgang geboekt rond het vastleggen van standaarden, zodat werkzaamheden geharmoniseerd kunnen worden. Daarnaast zijn ook dit jaar nadrukkelijk de betrokken medewerkers aangehaakt bij de ontwikkelingen.

Het KEC zal fungeren als de centrale ingang voor alle eerstelijns vragen en diensten (via de daarvoor ingezette kanalen), waardoor inwoners sneller en efficiënter geholpen kunnen worden. Het KEC zal daarnaast ook verantwoordelijk zijn voor zowel het beheer en de inrichting van de kanalen als het beleid omtrent de eerstelijns dienstverlening, waarbij de focus ligt op kwaliteit en klanttevredenheid. 

Voortzetting harmonisatie van Contentkanalen
Een belangrijk speerpunt is de harmonisatie met betrekking tot de regie over al onze contentkanalen. Dit betekent dat we werken aan een geïntegreerde aanpak voor het beheer van e-mail, websites, digitale formulieren en de kennisbank. Door deze kanalen (en daar waar mogelijk ook de achterliggende werkprocessen) op elkaar af te stemmen en te harmoniseren, kunnen we een omnichannel strategie realiseren. Dit zorgt ervoor dat inwoners via elk kanaal dezelfde hoge kwaliteit van dienstverlening ervaren, ongeacht welk kanaal zij gebruiken.

Ontwikkeling leerlijn dienstverlening
In 2025 hebben de drie gemeenten gezamenlijk gewerkt aan de ontwikkeling van de leerlijn dienstverlening binnen het leerplein. Deze leerlijn wordt ontworpen om de kwaliteit van onze gemeentebrede dienstverlening verder te verbeteren en richt zich op drie kerngebieden: communicatie, ambtelijk vakmanschap en inclusie & diversiteit. Deze leerlijn is inmiddels gerealiseerd en wordt actief aangeboden binnen de organisatie.

Inclusie & diversiteit
De kracht van diversiteit wordt benut door te focussen op inclusieve communicatie en het omgaan met verschillen. Trainingen in dit segment helpen medewerkers om een inclusieve cultuur te bevorderen, waarin iedere inwoner zich gehoord en gewaardeerd voelt.

De raad en het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester hebben samen met de raden, de colleges en de burgemeesters van de gemeenten Harderwijk en Ermelo, en met het bestuur van Meerinzicht een gezamenlijke commissie voor bezwaarschriften aangesteld. Deze commissie adviseert inzake te nemen beslissingen op bezwaren tegen besluiten van het bestuur, de gemeenteraad, het college en de burgemeester. De commissie brengt jaarlijks voor 1 juli aan de bestuursorganen van de gemeente en van Meerinzicht verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Voor informatie over de afhandeling van bezwaren wordt verwezen naar dit jaarverslag.

Bij de begroting 2025 is al geschetst dat de EU de komende jaren veel wetgeving op stapel heeft staan. Deze wetten zullen in de komende jaren veel gaan eisen van gemeentelijke organisaties. Digital Decade is een Europees programma voor de digitale transformatie van de Europese Unie in 2030. De kern ligt in de verhoging van onze digitale veiligheid. De wetten moeten in samenhang worden bekeken, niet afzonderlijk. Tussen nu en 2030 krijgen gemeenten te maken met 13 nieuwe regelgevende initiatieven op het gebied van digitalisering. In 2025 waren de NIS2 richtlijn en de AI wet de voor ons belangrijkste 2 Europese wetten.

NIS2 wordt waarschijnlijk in 2026 omgezet naar Nederlands recht met de Cyberbeveiligingswet. Daarmee gaan er nieuwe wettelijke vereisten voor gemeenten gelden op het gebied van informatieveiligheid. In EHZM verband is dit in 2025 opgepakt. Onder regie van Meerinzicht heeft een extern bureau een analyse uitgevoerd om een beeld te krijgen van waar de organisatie staat met betrekking tot de wettelijke vereisten. In 2026 zal op basis van de resultaten van deze analyse gewerkt worden aan aantoonbaar kunnen voldoen aan de wetgeving.

 De AI wet heeft als doel om een balans te vinden tussen innovatie en de bescherming van de grondrechten van mensen, zoals verbod van discriminatie, menselijke waardigheid, persoonlijke autonomie, toegang tot gebalanceerde informatie en privacy. Gemeenten zijn vanaf augustus 2026 verplicht om bij gebruik van hoog risico algoritmen vooraf risicoanalyses uit te voeren. Ook zal er een register bijgehouden moeten gaan worden van alle algoritmen die gebruikt worden en die een impact op de inwoner kunnen hebben. Dit register moet in het kader van transparantie openbaar worden gemaakt. In 2025 is een handelingskader voor AI opgesteld en vastgesteld waarmee de privacy en informatieveiligheid van AI inzet is geborgd. Ook zijn er beeldvormende sessies met de netwerkdirectie en BOR gehouden. De opbrengsten hiervan zullen meegenomen worden in nog op te stellen beleid rondom AI en de AI wetgeving. Naar verwachting zal dit in 2026 plaatsvinden.

 Zoals in de begroting 2025 al is genoemd, start veel van de nieuwe wetgeving die op gemeenten afkomt met bewustwording van medewerkers. Vanuit privacy & informatieveiligheid is er in de afgelopen jaren voortdurend aandacht gevraagd voor die bewustwording. Voorbeelden in 2025 hiervan zijn verplichte trainingen voor nieuwe en bestaande medewerkers, inspelen op de actualiteit met berichten op intranet.

In 2023 heeft het onderwerp bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM) een doorontwikkeling doorgemaakt. Er is een kerngroep vanuit de EHZM samenwerking geformeerd in opdracht van de Netwerkdirectie EHZM. In deze kerngroep worden veel BCM onderwerpen die al onder de aandacht bij de partners zijn nu meer in samenhang  uitgewerkt. Vanuit een BCM Beleidsnota is er een uitvoeringsnota geschreven met hierin uitgewerkt welke concrete acties meerjarig invulling geven aan dit beleid.

Er is een beleidscyclus ontwikkeld waarbij vanuit een jaarlijks op te stellen actieplan er tussentijds gerapporteerd wordt over de voortgang en aan het einde van het jaar een evaluatie gemaakt wordt. In deze laatste worden ook de geleerde lessen meegenomen zodat deze een plek kunnen krijgen in de cyclus van het jaar erop.

De gesprekken hierover vinden plaats in de Netwerkdirectie EHZM.

Ook in 2025 is er een actieplan gemaakt wat invulling geeft aan de uitvoeringsnota. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de VNG risico inventarisatie. Deze komt periodiek, aangevuld met de laatste ontwikkelingen, beschikbaar.

De EHZM organisaties hebben in 2023  gezamenlijk fraudebeleid met een bijbehorende frauderisicoanalyses voor de 4 organisaties opgesteld. Deze maakt onderdeel uit van  het Controleplan 2025, een van de bouwstenen voor de rechtmatigheidsverklaring van het college.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O beleid)

De EHZM organisaties hebben in 2023 gezamenlijk M&O beleid met een bijbehorende analyses voor de 4 organisaties opgesteld. Dit onderwerp is onderdeel van het Controleplan 2025. Het Controleplan 2025 is uitgevoerd en er zijn hierbij geen fraudezaken geconstateerd.

Het college van B&W dient via de jaarrekening verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid aan de raad. 

Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeente. Met deze verantwoording geven wij invulling aan de artikelen 8 tot en met 11 in de Financiële verordening 2023. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang:
- Het begrotingscriterium;
- Het voorwaardencriterium;
- Het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. In deze paragraaf geven we hierna een toelichting op de afwijkingen zoals die worden genoemd in de rechtmatigheidsverantwoording. De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door de raad vastgesteld op € 50.000. Hieronder is een totaaloverzicht opgenomen van de onrechtmatigheden: