Bedrijfsvoering

Deze paragraaf geeft een stand van zaken van de interne bedrijfsvoering van Zeewolde en een inkijk in ontwikkelingen, beleid- en beleidsvoornemens op het gebied van de bedrijfsvoering. 

Bedrijfsvoering betreft het geheel en de wijze van inzet van de beschikbare middelen (personeel, automatisering, huisvesting en materieel) waarmee de door de gemeenteraad vastgestelde programma's gerealiseerd moeten worden. Het is een primaire verantwoordelijkheid van het college die in belangrijke mate aan de directie is gemandateerd.

De gemeente is er voor haar inwoners en bedrijven, en is verantwoordelijk voor een zo adequaat mogelijke dienstverlening op al haar beleidsterreinen en bevoegdheden. Onze visie is om een lerende, wendbare en toekomstbestendige organisatie te zijn, die passend meebeweegt met de eisen van deze tijd en de complexe opgaven die op ons afkomen. Onze missie is het bouwen aan een effectieve, verbindende en eigentijdse gemeentelijke organisatie.

Organisatievorm 
De organisatie is ingericht op basis van een eenhoofdige leiding: de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Het managementteam (MT) bestaat uit de directeur en de zeven teamleiders die de basisteams aansturen. Voor grote maatschappelijke vraagstukken zetten we opgaveregisseurs in, die worden bijgestaan door medewerkers uit verschillende teams.

De dagelijkse en strategische HR-ondersteuning is ondergebracht bij het domein Bedrijfsvoering van Meerinzicht. Medewerkers van Meerinzicht participeren actief in de reguliere processen van Zeewolde. Meerinzicht verzorgt voor de gemeenten Zeewolde, Harderwijk en Ermelo onder meer Huisvesting (Gebouwen), Inkoop, Belastingen, Juridische Zaken, HRM, ICT, Communicatie en Financiën.

Organisatieontwikkeling
Organisatieontwikkeling raakt de hele gemeente Zeewolde en gaat over de manier waarop de ambtelijke organisatie formeel en informeel samenwerkt. Het is een continu proces van groei, beweging en verbetering, geleid door de principes van effectiviteit, verbondenheid en eigentijdsheid. Een gedegen uitvoering van het reguliere werk en het anticiperen op grote, complexe opgaven vormen hiervoor de basis. Parallel hieraan wordt permanent gewerkt aan de ontwikkeling van onze organisatie. We werken dus niet alleen in de organisatie, maar ook aan de organisatie.

De gemeente Zeewolde staat voor de realisatie van twee omvangrijke, langdurige ruimtelijke en maatschappelijke opgaven binnen haar grenzen: de ontwikkeling van het Defensieterrein (met 3.000 tot 7.000 arbeids- en opleidingsplaatsen) en de gebiedsontwikkeling Oosterwold (circa 15.000 woningen op het grondgebied van Zeewolde). Deze twee opgaven leiden structureel tot extra werk in de ontwikkelingsfase en, in een later stadium, in het beheer ervan. Dit vraagt om een organisatie die daarop is ingericht, zodat we deze ambities kunnen waarmaken.

In 2025 zijn we gestart met de implementatie van de aanbevelingen uit het breed gewaardeerde evaluatierapport van bureau vandeLaar. De drie speerpunten voor 2025 en 2026 zijn: rolduidelijkheid en rolzuiverheid, werken met haalbare teamdoelen en het versterken van de feedbackcultuur. Deze doelen, die bijdragen aan een effectieve, verbonden en eigentijdse organisatie, worden in 2027 onverminderd voortgezet. De voortgang wordt nauwgezet gemonitord via periodieke evaluaties en zo nodig bijgestuurd door een breed gedragen team.

Voor 2027: de nadruk op aanpassing aan externe groei
De ambtelijke organisatie van Zeewolde is vastbesloten de ingezette lijn van continue verbetering vast te houden – zeker in het licht van de noodzakelijke groei van de organisatie. Zo borgen we dat we optimaal blijven functioneren en adequaat kunnen inspelen op de behoeften en opgaven van de Zeewoldense samenleving. Een onderdeel waar dit nadrukkelijk speelt, is het beheer van social media kanalen. Om als gemeente op een efficiënte, veilige en doeltreffende manier te blijven communiceren met onze inwoners, is een toekomstgerichte aanpak van ons social media beheer noodzakelijk. Het digitale landschap verandert snel, wat nieuwe eisen stelt aan onder meer gegevensbescherming, webtoegankelijkheid, capaciteit en de inzet van communicatiekanalen. Vanaf 2027 willen we dit nog toekomstbestendiger organiseren. Eventuele financiële consequenties worden in beeld gebracht en verwerkt in de begroting.

Bij het opstellen van de Programmabegroting 2027-2030 is er nog geen nieuw, vastgesteld, collegeprogramma aanwezig. Deze meerjarenbegroting is gebaseerd op het Coalitieakkoord 2026-2030 en op bestaand, vastgesteld beleid.

In 2027 zetten we onverminderd in op het verbeteren van de sturingsinformatie en de gestructureerde informatievoorziening van Meerinzicht, voortbouwend op de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek en de eerder ingezette tweesporen-aanpak. De inrichting van dashboards, informatieprotocollen en kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) is opgenomen in de tussentijdse rapportage vanuit Meerinzicht.

In 2025 zijn de vijf KPI's definitief vastgesteld door de raden van de gemeenten. Met deze definitieve set van KPI’s krijgt de gemeenteraad een waardevol sturingsmiddel in handen om de dialoog over de bedrijfsvoering, inhoud en budgetten van Meerinzicht verder te faciliteren. De focus ligt hierbij op de 4 K’s kwaliteit, kwetsbaarheid, klantgerichtheid en kostenbeheersing, aangevuld met KPI’s voor projectbeheersing. Het doel is niet om de normen als absolute afrekenpunten te hanteren, maar om een helder kader te bieden voor het gesprek en een gevoel van hoofdlijnen sturing te faciliteren. Rapportering over de KPI’s zal plaatsvinden via de bestaande P&C-cyclus. In 2027 staat een eerste evaluatie van de KPI’s gepland. 

Ziekteverzuim
De komende jaren wordt veel ingezet op het model positieve gezondheid: van verzuim naar preventie. Zo is er de mogelijkheid om  gezondheidschecks uit te voeren voor medewerkers.  Daarnaast wordt volop ingezet op de interne mobiliteit voor medewerkers. Medewerkers krijgen de tijd, ruimte en middelen om hun talenten verder te ontwikkelen.

De werkdruk blijft ook de komende jaren een aandachtspunt. Bijkomend aandachtspunt is de samenstelling van het personeelsbestand. De komende jaren is er sprake van bovenmatige uitstroom vanwege het bereiken van de AOW leeftijd. Dit is in beeld bij de HR-adviseurs. Samen met de leidinggevende wordt tijdig actie ondernomen om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden doorgang vinden.

Trainees
Ook voor de komende jaren zijn er, binnen de gemeente Zeewolde, 2 plekken beschikbaar voor trainees. Het traineeprogramma wordt uitgevoerd binnen Meerinzicht. Het huidige programma  is een leer-werktraject van twee jaar waarin HBO'ers en academici een plek aangeboden krijgen om in de praktijk te leren en te ontwikkelen.  

Daarnaast wordt er gewerkt aan een traineeprogramma gericht op MBO-trainees.

Samenwerking en regie algemeen
Doelstelling van samenwerking is het verhogen en borgen van kwaliteit en continuïteit van dienstverlening tegen aanvaardbare kosten, waarbij op langere termijn sprake is van minder meerkosten. Een manier om invulling te geven aan samenwerking is het vormen van een verbonden partij. Voor de sturing op alle verbonden partijen - in toenemende mate van belang- en de daarbij horende logische taakverdeling en rolzuiverheid, is dit in Zeewolde ondergebracht in het team Bestuur en directie ondersteuning (BDO). Binnen dit team is o.a. business control, opgave – regie en het opdrachtgeverschap richting de verbonden partijen en de organisatieontwikkeling ondergebracht.

Samenwerking EHZM
Er wordt vanuit Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht continu geïnvesteerd in de samenwerking. De inhoudelijke samenwerking vindt al plaats op onderdelen van de bedrijfsvoering, dienstverlening, het regio arrangement EHPZ (voorheen de gebiedsagenda)  en de beleidsmatige kant van het Sociaal domein. In breed EHZM-ambtelijk verband (secretarissen, netwerkdirectie en bestuursadviseurs) wordt nagedacht, steeds vanuit de behoefte van de inwoners, hoe de EHZ-samenwerking geoptimaliseerd kan worden. 

Binnen de EHZM gemeenten zijn afspraken gemaakt m.b.t. de te hanteren verdeelsleutels binnen Meerinzicht, en de onderlinge verrekeningen. Deze afspraken lopen tot en met 2027. De komende perioden wordt in samenspraak met Ermelo en Harderwijk afspraken gemaakt over de toekomstige samenwerking, en de daarbij te hanteren duurzame verdeelsleutel.

Samenwerking en Flevoland en Gelderland
Zeewolde werkt beleidsmatig samen met diverse andere overheden; gemeenten, provincies en waterschappen.

Strategische Agenda Flevoland (SAF)
In Flevoland is sinds 2020 via het traject Samen Maken We Flevoland gestart. Uit deze Rijk-regio samenwerking  is gezamenlijk de Strategische Agenda Flevoland opgesteld. Deze bestaat uit:

1. Ambities en doelen
2. Uitvoeringsagenda 

In 2026 zijn de prioritaire thema’s tussen Rijk en Regio herijkt en vastgelegd in een gezamenlijke uitvoeringsagenda en vormen de basis van de verdere samenwerking. 

In 2027 worden de ambities en doelen geactualiseerd. Bovendien wordt jaarlijks een voortgangsrapportage opgesteld, waarin inzicht wordt geboden in de status van de gemaakte afspraken tussen het Rijk en de regio. In aanvulling op de vastgestelde beleidsdocumenten wordt vanuit Flevoland richting het Rijk (en waar nodig Europa) ook ingezet op een krachtige lobby voor het behalen van gewenste beleidsdoelen en ontwikkelingen.

Ermelo-Harderwijk-Putten-Zeewolde (EHPZ)

De bestuurlijke samenwerking met de Gelderse gemeenten, de provincie en  het waterschap vormt het EHPZ-verband, dat verankerd is in het gelijknamige Regioarrangement.

De definitieve besluitvorming over het Ruimtelijk Toekomstperspectief staat gepland voor de eerste helft van 2027. Daarin leggen we de gezamenlijke ruimtelijke strategie vast voor de regio richting 2050 en daarna.

Daarnaast zetten we in op verschillende regionale projecten, zoals het Bosfront en de oeververbinding Ermelo-Zeewolde. Eind 2026 en begin 2027 bepalen we, mede op basis van het Toekomstperspectief, op welke projecten wordt ingezet of welke worden voortgezet.

Een belangrijk aandachtspunt voor beide samenwerkingen is de impact van de provinciale- en waterschapsverkiezingen van maart 2027 op de continuïteit van de betrokkenheid van deze partners. 

Het project realisatie Klant Expertise Centrum (KEC), heeft als doel: 
‘Groei gefaseerd toe naar 1 Klant Expertise Centrum voor de primaire dienstverlening (klantcontact) aan de inwoners van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde.’

• Behoud van lokale identiteit en nabijheid
  Hoewel de fysieke balie in het gemeentehuis gegarandeerd blijft, verschuift de telefonische en digitale afhandeling naar het regionale team. De uitdaging is om te borgen dat de specifieke kennis van de Zeewoldense samenleving en de lokale 'kleuring' niet verloren gaan.
• Harmonisatie van servicenormen
  Om inwoners uniform te kunnen antwoorden, moeten de drie gemeenten hun werkprocessen, systemen en kwaliteitsnormen strak op elkaar afstemmen. Dit vraagt om verandering op onze eigen interne vakafdelingen; binnen het projectteam wordt hier dan ook veel aandacht aan besteed.

Eind 2026 wordt er een advies rapport opgeleverd voor de vorming van het nieuwe KEC team. Vanaf januari 2027 kan er gewerkt worden aan de implementatie van het advies, waarbij de verwachting is dat de implementatie ook in 2027 afgerond wordt. 

De raad en het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester hebben samen met de raden, de colleges en de burgemeesters van de gemeenten Harderwijk en Ermelo, en met het bestuur van Meerinzicht een gezamenlijke commissie voor bezwaarschriften aangesteld. Deze commissie adviseert inzake te nemen beslissingen op bezwaren tegen besluiten van het bestuur, de gemeenteraad, het college en de burgemeester. De commissie brengt jaarlijks voor 1 juli aan de bestuursorganen van de gemeente en van Meerinzicht verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Voor informatie over de afhandeling van bezwaren wordt verwezen naar dit jaarverslag.

Door verdergaande digitalisering zijn privacy en informatieveiligheid een essentieel onderdeel van het werk van gemeenten geworden. Voor inwoners is het van belang dat de gemeente de juiste informatie in de juiste vorm beschikbaar heeft. Organisaties zijn verplicht om daarbij structurele naleving van privacyregels te waarborgen. Door toenemende cyberdreigingen wordt passende beveiliging van deze informatie steeds belangrijker. Het voorkomen van datalekken en beveiligingsincidenten is cruciaal. Dit betekent dat er binnen de begroting ieder jaar rekening gehouden moet worden met de kosten voor het creëren van bewustwording, advisering en het implementeren van maatregelen om aan de wetgeving te voldoen. De samenwerking tussen Ermelo, Harderwijk en Zeewolde via Meerinzicht biedt daarbij schaalvoordelen.

Op 15 augustus 2026 is in Nederland de Cyberbeveiligingswet (Cbw) van kracht geworden. Deze wet stelt meer eisen aan organisaties op het gebied van informatieveiligheid. Het BIO (binnenkort BIO2) normenkader wordt hiermee wettelijk verankerd. Gemeenten  moeten kunnen aantonen dat zij aan de wettelijke vereisten voldoen.

 Vanaf augustus 2026 moeten gemeenten bij inzet van AI voldoen aan de Europese AI Verordening. Dit komt bovenop de eisen waaraan we al moeten voldoen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Cbw. 

In 2023 heeft het onderwerp bedrijfscontinuïteitmanagement (BCM) een doorontwikkeling doorgemaakt. Er is een kerngroep vanuit de EHZM samenwerking geformeerd in opdracht van de Netwerkdirectie EHZM. In deze kerngroep worden veel BCM onderwerpen die al onder de aandacht bij de partners zijn nu meer in samenhang uitgewerkt. Vanuit een BCM Beleidsnota is er een uitvoeringsnota geschreven met hierin uitgewerkt welke concrete acties meerjarig invulling geven aan dit beleid. Ook in 2027 wordt het jaarlijkse actieplan gemaakt wat invulling geeft aan de uitvoeringsnota. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de VNG risico inventarisatie. Deze komt periodiek, aangevuld met de laatste ontwikkelingen, beschikbaar. Uitgangspunt hierbij is dat BCM bestendig in de lijn wordt gebracht, en niet als project wordt gezien.

Met ingang van het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Voor Zeewolde betekent dat, dat het college van B&W, via de jaarrekening, verantwoording aflegt over de rechtmatigheid aan de raad. 
Bij de aanbieding van de begroting maakt deze paragraaf wel deel uit van het hoofdstuk, maar zullen kort die onderwerpen die in de jaarrekening samen gaan komen om de verantwoording mede-mogelijk te maken, worden aangehaald. In de vorm van een jaarlijks door het college vast te stellen Controleplan wordt gaande het jaar de benodigde informatie opgehaald en beoordeeld. Daarmee kan deze gebruikt worden bij de jaarrekening.

De EHZM organisaties hebben in 2023 gezamenlijk fraudebeleid met een bijbehorende frauderisicoanalyses voor de 4 organisaties opgesteld. Dit onderwerp is onderdeel van het Controleplan 2027.

De EHZM organisaties hebben in 2023 gezamenlijk M&O beleid met bijbehorende analyses voor de 4 organisaties opgesteld. Dit onderwerp is onderdeel van het Controleplan 2027.