Bedrijfsvoering

Deze paragraaf geeft een stand van zaken van de interne bedrijfsvoering van Zeewolde en een inkijk in ontwikkelingen,
beleid- en beleidsvoornemens op het gebied van de bedrijfsvoering.
Bedrijfsvoering betreft het geheel en de wijze van inzet van de beschikbare middelen (personeel, automatisering, huisvesting
en materieel) waarmee de door de gemeenteraad vastgestelde programma's gerealiseerd moeten worden. Het is een
primaire verantwoordelijkheid van het college die in belangrijke mate aan de directie is gemandateerd.

De organisatie is ingericht op basis van een eenhoofdige leiding, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, met daarbij een zevental basisteams, onder leiding van een eigen teamleider. Het uitgangspunt is dat het reguliere werk altijd goed wordt uitgevoerd, met effectief, verbonden en eigentijds als leidende principes.  
De gemeente bestaat voor haar inwoners en bedrijven en is verantwoordelijk voor een zo adequaat mogelijke dienstverlening op al haar (beleids-)terreinen en bevoegdheden. 
Voor grote vraagstukken uit de samenleving zijn er opgavenregisseurs die worden bijgestaan door medewerkers uit meerdere teams. De opgaveregisseurs zijn gepositioneerd in het basisteam Bestuur en Directie Ondersteuning (BDO), onder de teamleider BDO/concernopdrachtgever. 

De algehele ondersteuning is ondergebracht bij Meerinzicht domein Bedrijfsvoering. Medewerkers van Meerinzicht participeren actief in de reguliere processen van de gemeente Zeewolde. Meerinzicht faciliteert voor de gemeentes Zeewolde, Harderwijk en Ermelo onder meer Gebouwen, Inkoop, Belastingen, Juridische Zaken, HRM, ICT, Communicatie en Financiën. Zie nadere uitleg hieronder.  

Op basis van het coalitieakkoord is eind 2022 het collegeprogramma 2022-2026 tot stand gekomen. Er is in dit programma voortgebouwd op de vastgestelde begroting van 2023 (uit midden 2022). Voor het collegeprogramma is een thematische invalshoek gekozen om zo de onderlinge samenhang van de 53 speerpunten onder de zes thema’s uit het collegeprogramma beter tot zijn recht te laten komen en daar waar nodig activiteiten team overstijgend aan te pakken. De Jaarrekening 2023 is via de indeling van het collegeprogramma tot stand gekomen en verantwoordt de WWW vragen van de Begroting 2023.  De inmiddels vastgestelde Begroting 2024 volgt de indeling en nummering van het collegeprogramma. De Jaarrekening 2024 zal nog duidelijker terug verwijzen naar dit collegeprogramma.  

Het functioneren van de gemeentelijke organisatie raakt ons allemaal: ambtenaren, bestuurders en inwoners. Dit gaat verder dan regels en structuren; het draait om werkwijze, samenwerking en cultuur. Onze organisatie is voortdurend in beweging, zowel binnen als buiten de gemeentelijke muren.
Ons uitgangspunt is dat het reguliere werk altijd effectief, verbonden en eigentijds wordt uitgevoerd. Tegelijkertijd werken we continu aan een lerende, wendbare en toekomstbestendige organisatie.
In 2024 heeft een extern evaluatieonderzoek de stand van zaken in kaart gebracht en concrete handvatten geboden voor verdere ontwikkeling. Meer dan 80 medewerkers namen deel aan dit onderzoek. Het rapport "Organisatieontwikkeling gemeente Zeewolde - Doen & Doorleven" (december 2024) bevestigt de drie strategische pijlers uit het organisatieplan 2021:
•    Verbeteren en vernieuwen van de dienstverlening
•    Extern en intern samenwerken
•    Resultaatgericht en opgavegericht werken
Daarnaast zijn er vier concrete aanbevelingen gedaan:
•    Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor effectieve samenwerking
•    Meetbare jaardoelen om voortgang goed inzichtelijk te maken
•    Een sterkere feedbackcultuur binnen teams voor continue verbetering
•    Behoud en versterking van de positieve werksfeer om intrinsieke motivatie en betrokkenheid hoog te houden
Bij de implementatie ligt de focus op deze doelen, gekoppeld aan lokale KPI’s en periodieke metingen. De prioriteit ligt bij cultuurverandering binnen de bestaande structuur, waarbij strategische communicatie een sleutelrol speelt.
De resultaten zijn zowel online als live met alle medewerkers gedeeld en besproken. Hierdoor beschikt iedereen over dezelfde informatie en is er een gedeeld besef van urgentie ontstaan over de volgende stappen in onze organisatieontwikkeling.

Perspectief op EHZ-samenwerking
De colleges van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde hebben elkaar in 2024 drie keer ontmoet in het kader van het Perspectief op de EHZ-samenwerking. Gezamenlijk is gekeken naar nut en noodzaak om de EHZ-samenwerking te verdiepen en te versterken met als doel de brede welvaart van onze inwoners, ook op de lange termijn, te borgen en de bestuurlijke autonomie van onze drie gemeenten te bestendigen.

We zijn hiermee in vijf werkgroepen aan de slag gegaan:
1)    Burgemeesters
2)    Gemeentesecretarissen
3)    Financiën
4)    Sociaal Domein
5)    Ruimtelijke ordening, economie en duurzaamheid

De bedoeling is om de kracht van onze vier organisaties (de drie gemeenten en Meerinzicht) zo goed mogelijk te benutten voor onze 100.000 inwoners.

Op 21 april 2022 heeft de gemeenteraad de aanbevelingen uit het “Rekenkameronderzoek naar Meerinzicht” overgenomen. De kernboodschap is om tot meer sturingsinformatie en gestructureerde informatievoorziening te komen. In 2024 is adviesbureau Berenschot samen met een ambtelijke werkgroep aan de slag gegaan om te komen tot KPI’s voor Domein Bedrijfsvoering. In 2024 heeft Berenschot een rapport opgeleverd waarin er een viertal indicatoren worden voorgesteld:
Kwaliteit: met als doel het verbeteren van de dienstverlening
Kwetsbaarheid: met als doel het verminderen van de kwetsbaarheid
Klantgerichtheid: met als doel het verhogen van de mate van klantgerichtheid
Kostenbeheersing: met als doel het kritisch zijn op de kosten.
De implementatie van de werkwijze van de KPI’s is bij Meerinzicht belegd. Meerinzicht zal de verdere invulling en normering van de KPI’s in 2025 projectmatig oppakken. Bij de Bestuursrapportage 2025 wordt een voorstel hiervoor bijgevoegd.

In 2023 en de eerste helft van 2024 zijn er veel vacatures ingevuld. Een deel van de vacatures betrof vervanging maar ook een significant deel betrof invulling van nieuwe vacatures waarvoor budget en middelen beschikbaar zijn gesteld. Het is gelukt om een belangrijk deel van de vacatures in te vullen, waarbij opvallend is dat er ook een aantal trainees en “potentials” zijn ingestroomd. In het kader van duurzame inzetbaarheid en pensionering van medewerkers is er ook een aantal medewerkers intern doorgestroomd en bevorderd. Aandachtspunt is de invulling van vacatures die ontstaan door de Omgevingswet. Dit zijn vacatures met een nieuwe functie-inhoud die vraagt om een andere benadering van de arbeidsmarkt. Oplossingen worden hiervoor bedacht, maar het moet nog blijken of die uitkomst bieden. In september 2023 is er een recruiter gestart. Deze recruiter is ondergebracht bij HRM van Meerinzicht en laat vooral inspanningen zien bij moeilijk inzetbare vacatures. De eerste vruchten zijn hier inmiddels van geplukt. In 2026 zal er weer een medewerkers - tevredenheidsonderzoek (MTO) gehouden worden onder alle medewerkers van Zeewolde.

Verzuim is een terugkerend onderwerp in het Managementoverleg. Deze was eind 2024 6,3%, eind 2023 was dit 7,8 %.

Zeewolde is qua samenwerking op het gebied van ruimte actief in twee regio’s:
1)    In de provincie Flevoland via het traject Samen Maken We Flevoland. Dit heeft een Strategische Agenda Flevoland (SAF) opgeleverd die is uitgewerkt in een ruimtelijk voorstel Flevoland aan het Rijk.
Deze samenwerking heeft als doel:
• Flevoland – Rijk regio samenwerking;
• De verbinding met het rijk voor ontwikkelingen;
• Uitwerking van het manifest Samen maken we Flevoland;
• Gelijkwaardige samenwerking binnen Flevoland.
In 2024 is gewerkt aan:
• Uitwerking van de eerder bestuurlijk vastgestelde 13 prioritaire thema’s binnen
de 3 pijlers;
• Een actualisering van de Uitvoeringsagenda van de Strategische Agenda
Flevoland;
• Een goede meervoudige relatie (qua departementen) en korte lijnen in de
samenwerking met het Rijk  
De samenwerking in Flevoland heeft in 2024 goed invulling gekregen door de aanjagersrol van het Kernteam Regio Flevoland en de ingevulde ambtelijke en bestuurlijke governance.

2)    In Gelderland in de uitwerking van een regioarrangement Ermelo, Harderwijk, Putten en Zeewolde (EHPZ), deels als vervolg op de eerdere Gebiedsagenda EHZ, ook in samenwerking met de twee betrokken provincies en waterschappen. Deze samenwerking heeft als doel: vorm geven aan een daily urban system (gebied om Zeewolde heen waarin veel interacties plaatsvinden op de schaal van een agglomeratie van ca. 125.000 inwoners.
In 2024 is gewerkt aan:
• Komen tot een een plan van aanpak voor een Ruimtelijke Visie EHPZ voor het
gehele gebied, o.a. gebaseerd op onderliggende Omgevingsvisies;
• Het Regionale Programma Werklocaties;
• Oriëntatie op de uitwerking van 1 opgave (met name in Ermelo en Putten);
• Een profiel van de regio EHPZ.

Interbestuurlijk toezicht (IBT) is een wettelijke taak van de provincie, waarbij zij toezicht houdt op de taakuitoefening door de gemeenten. Op 25 november 2014 heeft uw raad ingestemd met het, namens het college, ondertekenen van deze overeenkomst door de burgemeester. In 2018 is de wet landelijk geëvalueerd. Daarbij heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken de conclusie getrokken dat er niets gewijzigd word aan de bestaande praktijk van het Interbestuurlijk Toezicht. Op die basis is er in 2019 een convenant getekend tussen de Flevolandse gemeenten en de provincie.

De provincie Flevoland en de zes gemeenten hebben daarbij nieuwe afspraken gemaakt over de manier waarop provincie en gemeenten omgaan met het toezicht. In 2023 is deze overeenkomst herzien.

In de bestuursovereenkomst zijn afspraken gemaakt over:

• De uitgangspunten die voor het toezicht gelden. Het interbestuurlijk toezicht vindt plaats op basis van transparantie,

begrip en vertrouwen;

• De informatie die de gemeenten aanleveren aan de provincie;

• De criteria waaraan de provincie toetst;

• De intensiteit van het toezicht (hangt af van de prestaties).

Op basis van de bestuursovereenkomst ontvangt de provincie jaarlijks de gegevens van gemeenten over hun uitvoering van

taken op de genoemde domeinen. Op grond daarvan stelt de provincie een concept oordeel op, verifieert dit per domein in

een ambtelijk overleg met de betrokken gemeente en delen het eindoordeel in een toezichtbrief aan het bestuur mee. Naar aanleiding daarvan bepaalt de provincie het toezichtregime voor die gemeenten op het betreffende terrein op maat.

De mogelijke beoordeling door de provincie is per domein:

• Groen: adequaat, dat wil zeggen voldoende tot goed;

• Oranje: redelijk adequaat, dat wil zeggen voor verbetering vatbaar (met serieuze aandachtspunten);

• Rood: niet adequaat, dat wil zeggen onvoldoende.

De bestuursovereenkomst IBT heeft betrekking op de naleving van wet- en regelgeving op de volgende domeinen, waarbij de

provincie het toezichthoudend gezag is:

• Ruimtelijke ordening en huisvesting;

• Milieu;

• Archief;

• Monumenten en archeologie;

• Financiën;

• De vestiging van statushouders.

Voor wat betreft het financieel toezicht 2024 heeft Zeewolde de kleur oranje. Dit hangt samen met de begrotingstekorten in de komende jaren.

Het afgelopen jaar zijn er op verschillende beleidsterreinen stappen gezet richting meer samenwerking op het gebied van dienstverlening. Daarbij is ook de recent vastgestelde i-visie (met bijbehorende i-governance) een belangrijke ontwikkeling; een effectieve informatiehuishouding is een belangrijke voorwaarde voor (verbetering en digitalisering van) onze dienstverlening. 
Het gezamenlijke programma dienstverlening (gestart in 2020) is in 2024 enigszins gestagneerd, door veel personele wisselingen. Vooral het op gelijke vlieghoogte brengen van zowel opdrachtgevers (NWD) als leidinggevenden in de lijnorganisaties heeft in 2024 de nodige aandacht gevraagd.

Ontwikkeling van een Klant Expertise Centrum
De intensievere samenwerking tussen het Publiekscentrum in Zeewolde en de vergelijkbare teams in Ermelo en Harderwijk maakte het afgelopen jaar mogelijk dat collega's over en weer hebben kunnen bijspringen als dat nodig was: één van de doelstelling van het KEC in oprichting.
Door genoemde personele wisselingen en het opnieuw voor alle betrokkenen helder krijgen van de opdracht om een gezamenlijk Klant Expertise Centrum te ontwikkelen, zijn in 2024 minder stappen gezet dan eerder gedacht. Eind 2024 is helder geworden wat de volgende stappen zullen zijn, en is een herstart van het programma (in een wat andere vorm) in voorbereiding. De doelstellingen zijn ongewijzigd vastgesteld door de Netwerkdirectie.

Doorontwikkeling van de Kennisbank
Een belangrijke pijler van onze dienstverlening is de kennisbank, die voortdurend wordt doorontwikkeld om actuele en accurate informatie te bieden aan medewerkers. In 2024 is geïnvesteerd in verdere uitbreiding en verbetering van (het beheer van) de kennisbank, zodat deze nog beter kan functioneren als centrale bron van informatie. Dit draagt bij aan een uniform en consistent antwoordbeleid, wat de kwaliteit van de dienstverlening ten goede komt.

Terugluisterprotocol voor Trainingsdoeleinden
Om de kwaliteit van onze dienstverlening continu te waarborgen en te verbeteren, wordt er gewerkt aan een terugluisterprotocol voor trainingsdoeleinden. Dit protocol maakt het mogelijk om gesprekken te analyseren en te gebruiken voor trainingsdoeleinden, zodat medewerkers gerichte feedback kunnen krijgen en hun vaardigheden kunnen aanscherpen. Dit draagt bij aan een hogere klanttevredenheid en professionalisering van onze dienstverlening.

Harmonisatie van contentkanalen
De verschillende contentkanalen (e-mail, websites, digitale formulieren, sociale media) zijn stap voor stap meer naar elkaar toegegroeid. Het is opnieuw duidelijk geworden dat we onze kwetsbaarheid moeten verkleinen en de kwaliteit kunnen verbeteren door hier vol op in te zetten, ook samen met de collega's van team communicatie.

Ontwikkeling leerlijn dienstverlening
Op het Leerplein is de leerlijn Dienstverlening is in 2024 van start gegaan. Deze leerlijn is ontworpen om de kwaliteit van onze gemeentebrede dienstverlening verder te verbeteren en richt zich op drie kerngebieden: communicatie, ambtelijk vakmanschap en inclusie & diversiteit. 
De focus ligt op klantvriendelijkheid, hospitality, gespreksvaardigheden, omgaan met weerstand en het creëren van een klantreis. Ook richten we ons op de basisvaardigheden van de gemeentelijk ambtenaar. Medewerkers leren vanuit welke waarden zij werken en hoe zij inwoners beter kunnen betrekken bij gemeentelijke processen.

De raad en het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester hebben samen met de raden, de colleges en de burgemeesters van de gemeenten Harderwijk en Ermelo, en met het bestuur van Meerinzicht een gezamenlijke commissie voor bezwaarschriften aangesteld. Deze commissie adviseert inzake te nemen beslissingen op bezwaren tegen besluiten van het bestuur, de gemeenteraad, het college en de burgemeester. De commissie brengt jaarlijks voor 1 juli aan de bestuursorganen van de gemeente en van Meerinzicht verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Voor informatie over de afhandeling van bezwaren wordt verwezen naar dit jaarverslag.

In de afgelopen jaren is een groeiend aantal cybersecurity aanvallen te zien op zowel nationale als internationale schaal. Hierbij gaat het primair om het stelen van bedrijfsgevoelige (privacy)informatie
voor eigen financieel gewin van de criminelen. Gemeenten verwerken veel (persoons)gegevens van inwoners. Hierdoor zijn wij als gemeente ook een potentieel doelwit. Om hierop voorbereid te zijn
hebben wij al diverse technische maatregelen getroffen de afgelopen jaren. Aangevuld met de bestaande algemene bewustwording. In 2024 is gestart met specifieke cybersecurity oefeningen voor
zowel I&A als het management van EHZM. De leerdoelen waren gericht op bewustwording van de bedreigingen en het omgaan met een situatie dat we gehackt zijn en niet meer bij onze data kunnen.
Het effect op de dienstverlening en de te volgen strategieën waren de grootste vraagstukken.

In onze informatiebeveiliging is de mens de zwakste schakel. Daarom is ook in 2024 heel veel aandacht besteed aan bewustwording bij alle medewerkers. De trainingen op dit gebied zijn door
ongeveer 250 mensen gevolgd. De introductietrainingen voor nieuwe medewerkers zijn inmiddels ondergebracht bij het Leer!plein. De training is verplicht om te volgen binnen 3 maanden, zodra
iemand nieuw in de organisatie is begonnen. Ook in 2025 zullen we volop in blijven zetten op deze bewustwording bijeenkomsten.

In 2024 hebben we een start gemaakt met het onderzoek naar de mogelijkheden van Artificial Intelligence (AI) binnen EHZM. Belangrijk hierin is dat dit gecoördineerd gedaan gaat worden. Er is
nog niet besloten waar deze coördinatie ondergebracht zal gaan worden. 

Eind 2024 zijn de eerste stappen gezet om proceseigenaren in beeld te krijgen. De inrichting hiervan is een van de belangrijkste aandachtspunten van 2025.

Bedrijfscontinuïteit

In 2024 heeft het onderwerp bedrijfscontinuïteit verder vorm gekregen.

Paraplu hiervoor is de in 2023 vastgestelde beleidsnota met uitvoeringsnota.

Het actieplan 2024 heeft hieraan invulling gegeven, er is een structuur van werken ontwikkeld die BCM borgt in de 4 bedrijven.

De EHZM organisaties zijn gezamenlijk bezig om fraudebeleid met een bijbehorende frauderisicoanalyse op te stellen. In 2023 is het Fraudepreventiebeleid ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeentebesturen. Vanaf het boekjaar 2023 maakt deze onderdeel worden van het Controleplan 2023.

Vanaf het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeente. Met deze verantwoording geven wij invulling aan hoofdstuk 3 van de financiële verordening.
In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang:
-    het begrotingscriterium
-    het voorwaardencriterium
-    het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door de Raad vastgesteld op € 50.000,-