Programma 0 | Zeewolde bestuurt

Voor het bepalen van het juiste middel bij elk maatschappelijk vraagstuk stellen we een toetsingskader op waarbij we gebruikmaken van de participatieladder en vormen van informatie-uitwisseling. Daarbij denken we goed na waarom en waarvoor we inwoners willen betrekken.

Zie 39.1.3 

We gaan helder en tijdig communiceren met inwoners en ondernemers over initiatieven en besluiten van het college. We geven optimale openheid vanuit de gemeente over mogelijke keuzes en ontwikkelingen met impact voor de Zeewoldense samenleving.

We hebben inwoners geïnformeerd over lopende zaken en besluiten o.a. door middel van persberichten, (wekelijks) persuur, inloopavonden, sociale media. De kaders voor inwonerbetrokkenheid (participatie) zijn vastgesteld door de gemeenteraad. 

We creëren een open bestuurscultuur, met respect voor ieders rol en verantwoordelijkheid, om de samenwerking optimaal vorm te geven.

Hieraan is ook in 2024 doorgewerkt. De verschillende taken, rollen en competenties van raad, college en ambtelijke organisatie werken in de praktijk goed. Er is een constructieve samenwerking. Vooral het tijdig betrekken van elkaar in de beeldvorming heeft zijn vruchten afgeworpen. Hoewel de rollen goed werken moet een passende formalisering daarvan nog gebeuren in 2025. 

We willen de jeugdraad en jongerenraad (voorheen scholierenraad) meer en actiever gaan betrekken, het Burgerpanel (1000 inwoners) meer gaan benutten, de adviesraad Sociaal Domein beter benutten en vrijwilligers meer en beter betrekken.

Het burgerpanel is in 2023 een keer benaderd door Meerinzicht om te vragen naar hun mening over de informatie en het nieuws in de krant Zeewolde Actueel; op de welbekende ‘gemeentepagina’. De Burgertafel heeft zich uitgebreid tot 10 leden en is aan het onderzoeken hoe zij zich het beste kunnen inzetten om het college goed te adviseren. De jongerenraad is een groep jongeren (brugklas - 18) en bestaat op dit moment uit 7 jongeren. De groep komt 2 wekelijks bij elkaar in het jongerencentrum De Eclips waar ze hun stem kunnen laten horen. Hierin worden verschillende thema's besproken, ideeën ontwikkeld, activiteiten voorbereid en gesprekken gevoerd met verschillende mensen binnen de gemeente. Het streven is om meer jongeren in de jongerenraad te krijgen en meer structuur aan te bieden.

We benutten vormen van participatie van de gemeenteraad (bijvoorbeeld inspraakrecht of motiemarkt) en stemmen af met de raad over participatie, zodat de verschillende participatiemiddelen en -vormen elkaar versterken. Inwoners meer gebruik laten maken van het uitdaagrecht (Right to Challenge). Bij het uitdaagrecht kunnen bewoners taken van gemeenten overnemen als zij denken het slimmer, beter, goedkoper of anders te kunnen doen.

Het onderwerp inwonersbetrokkenheid is integraal opgepakt. Het beleid is door de raad vastgesteld. De vervolgstappen zijn een handleiding, een verordening en de instrumentenkeuze.  

We gaan experimenteren met nieuwe vormen en onderzoeken welke instrumenten er zijn. Onder andere: G-Gebied, wijkwethouders, afval en Meermin.

Het beleidskader voor inwonersbetrokkenheid is in december vastgesteld. Tevens zijn er drie participatietrajecten gestart, waarvan er twee zijn afgerond.  Zie ook 39.1.3 | Behoeften inwoners peilen.

De wijkwethouders luisteren naar en gaan het gesprek aan over onderwerpen die leven bij bewoners en nemen dit mee naar de ambtelijke organisatie. Wijkwethouders informeren en betrekken bewoners bij beleidsthema’s en plannen die voor hun wijk van toepassing zijn.

In 2024 werden verschillende initiatieven uitgerold voor het wijkwethouderschap, voorafgegaan door een uitgebreide communicatiecampagne. Een belangrijk aspect van het wijkwethouderschap is het voeren van gesprekken met de bewoners van de betrokken wijken. In de praktijk blijkt het wijkwethouderschap niet het gewenste effect te hebben. Naast dat het tijdrovend is voor de organisatie, bleek de opkomst in de wijken minimaal. Daarnaast leverden de bijeenkomsten niet de verwachte input op. 

Wethouders zijn zichtbaar en aanwezig in de wijk en gaan op locatie het gesprek aan.

Zie 41.1.1

Training en kwaliteitsverbetering telefoonkanaal.

We hebben afgelopen jaar toegewerkt naar meer specialistische medewerkers (collega's die primair verantwoordelijk zijn voor de 1e lijns-dienstverlening). Ook zijn we gestart met de ontwikkeling en optimalisatie van handleidingen en werkinstructies. 

Doorontwikkeling kennisbank voor alle communicatie kanalen.

Er is een gezamenlijke aanpak van de Kennisbank bepaald en een aanspreekpunt binnen de vier organisaties hiervoor aangewezen. Aankomend jaar ligt de focus op het verder optimaliseren van de kennisbank.

Meldingen openbare ruimte gezamenlijk inrichten met toepassing van data analyse.

Dit punt loopt niet alleen in het jaar 2024, maar de volledige collegeperiode t/m 2026.

Het thema Belastingen gezamenlijk met EHZM nader uitwerken.

Dit punt loopt niet alleen in het jaar 2024, maar de volledige collegeperiode t/m 2026. Afgelopen jaar is het proces gemeentelijke belastingen in gezamenlijkheid (EHZM) georganiseerd en afgerond. Dit heeft geresulteerd in heldere communicatie/informatie verstrekking richting inwoners, minder vragen via telefoon/mail/app en KCC medewerkers die goed geïnformeerd waren en vragen helder konden beantwoorden. 

Bouwen aan een effectieve, verbindende en eigentijdse organisatie waar bestuurders, teamleiders en medewerkers rolvast en taakvolwassen zijn. Waar het college als één bestuurt, waar het managementteam (MT) de organisatie collegiaal aanstuurt en waar medewerkers op elkaar kunnen rekenen.

Met de afronding van het organisatieonderzoek zijn grote stappen gezet richting effectiviteit. Alle betrokkenen op alle lagen hebben hetzelfde kennis- en informatieniveau bereikt en delen nu de urgentie om in 2025 concrete en gefocuste acties te implementeren op en in alle lagen van de organisatie.

"We sturen op: 

• collegiaal bestuur
• gezamenlijke verantwoordelijkheid
• proactief informeren en betrekken de gemeenteraad
• zeggen wat je doet, en doen wat je zegt
• Extra aandacht voor de manier van communiceren."

Deze doelstelling heeft permanente aandacht gekregen in 2024 en dat zal in 2025 worden voortgezet. Het betrekken en proactief informeren van de gemeenteraad is en blijft het kernelement voor open en betrouwbaar besturen. 

Kwartiermakers opgave gericht werken (startbudget voor alle opgaven).

Opgavegericht werken is onderdeel van de organisatiedoelstellingen, maar is nog niet geborgd. Het team opgaveregisseurs gaat hiermee aan de slag in 2025 om taken, rollen en (jaar)afspraken helder te maken, vast te leggen en te handhaven. 

Afhechten structuurverandering, (o.a. functieprofiel teamleiders, werkwijze portefeuillehoudersoverleg en evaluatie mede op basis van een MTO begin 2023).

Met het verschijnen van het onderzoekadvies in december 2024 is de structuur afgehecht. De structuur hoeft niet te worden aangepast. Wel moet gekeken worden naar koppelvlakken en taakverdeling tussen en binnen teams.

Opstarten cultuurtraject intern "Een effectieve, verbindende en eigentijdse Organisatiecultuur" (o.a. themajaren, doorontwikkeling opgavegericht werken, integraal werken en teamsamenwerking; 2023 tot eind 2024)

Alle relevante en belangrijke uitgangspunten voor de organisatieontwikkeling zijn neergeslagen in het onderzoeksrapport van december 2024. In januari 2025 wordt dit omgezet in een uitvoeringsagenda voor 2025 (met doorkijk 2026). 

Het vormgeven van een cultuurtraject breed: "Een open bestuurscultuur". B&W, MT, opgaveregisseurs en medewerkers werken goed samen door o.a. taakvolwassenheid, rolvastheid, heldere besluitvorming, goede monitoring en evaluatie.

Er zijn in 2024 goede ervaringen opgedaan met informele en formele afstemming tussen alle betrokkenen. Naar tevredenheid van de ambtelijke organisatie en het college. Het streven is om als het ware het BOB-model toe te passen in onze bestuurscultuur.

Er wordt in een ontwikkelgroep van secretarissen en bestuursadviseurs van EHZM periodiek nagedacht en onderzocht hoe en waarom de samenwerking verder kan gaan. Dit gesprek wordt de komende tijd verbreed naar de Netwerkdirectie. Daarna worden stappen voorzien om alle organisaties breed mee te nemen en te raadplegen in de doorontwikkeling van de samenwerking. Het college wil gaan onderzoeken hoe de samenwerking tussen collega’s van de drie gemeentes verder gestalte kan worden gegeven.

In 2024 zijn er 4 voltallige bestuurlijke bijeenkomsten geweest die achtereenvolgens in het teken stonden van ontmoeting, onderstroom inspiratie en inhoudelijke agenda. Dit proces loopt in 2025 door. De netwerkdirectie is waar nodig op de hoogte gehouden. De ontwikkelgroep die de drie secretarissen ondersteunen bestaat uit medewerkers van de vier organisaties. 

Een projectgroep samenstellen die andere taken, die samenhangen met de komst van een AZC naar de gemeente, vormgeven.

Een multidisciplinaire projectgroep is tot stand gekomen, inclusief een bestuurlijke stuurgroep. De projectgroep heeft gewerkt aan een bestuursopdracht.

We houden de landelijke aspecten van integratie en draagvlak vluchtelingen permanent in de gaten en wegen die mee in onze aanpak en besluitvorming.

We volgden de landelijke politieke ontwikkelingen op het gebied van migratie. Dit wordt ook in samenhang met de provincie opgepakt tijdens bijeenkomsten met de Provinciale Regie Tafel (PRT).

Op basis van evaluatie tijdelijke vergunning omzetten Omgevingsvergunning AZC voor onbepaalde tijd vanaf 2025.

Er wordt ambtelijk gestuurd op besluitvorming door de raad in april 2025.

Aan de hand van een participatietraject met inwoners, en een brede evaluatie wordt een raadsadvies voorbereid. Bij een positief raadsbesluit zal vervolgens een planologisch traject worden ingezet om te komen tot een passend omgevingsplan. Dit alles moet zijn beslag hebben gekregen vóór november 2025.

Het inregelen van de operationele zaken als tot een beheersituatie overgegaan kan worden.

Operationele zaken vragen nog steeds aandacht. In het maandelijkse projectoverleg wordt aandacht besteed aan deze zaken en worden oplossingen aangedragen.

Het leggen van eerste contacten met andere belanghebbende organisaties zoals het schoolbestuur, de veiligheidsregio en GGD, dit alles in samenwerking met het COA.

De contacten zijn gelegd. Nog niet alles is ingeregeld. Enkele externe stakeholders sluiten ook aan bij het maandelijkse azc overleg (denk hierbij aan onderwijs).

Contacten met veiligheidsregio verloopt via Integrale Veiligheid. De senior Integrale Veiligheid maakt deel uit van het opgaveteam azc.

Contacten met de GGD lopen via het team MOO. Ook vanuit dit team wordt aangesloten bij het opgaveteam azc.

De gemeente Zeewolde en de Veiligheidsregio organiseren de opvang in Zeewolde volledig zelfstandig. De Rijksoverheid heeft alle taken omtrent deze opvang gedelegeerd aan de gemeente en de Veiligheidsregio. De rekening wordt periodiek aan de Rijksoverheid gestuurd.

Er zijn ongeveer 100 Oekraïners opgevangen. Daarvan wonen er ongeveer 45 in een gemeentelijke opvanglocatie. De gemeente heeft voor leefgeld (indien recht), zorg en onderwijs gezorgd. Inmiddels is het staatsnoodrecht vervangen door de Tijdelijke wet opvang ontheemden Oekraïne. Hierdoor is de verantwoordelijkheid van de burgemeester (als enige verantwoordelijk i.v.m. staatsnoodwet) verschoven naar het college.

Inmiddels wordt er ook een eigen bijdrage voor de opvang geïnd bij de Oekraïners.

De gemeente zorgt voor opvang, leefgeld, onderwijs en alle andere zaken die nodig zijn rondom deze opvang.

Al deze zaken zijn geregeld in lopende processen. Er is samenwerking met Stichting De Basisz voor de inrichting van de opvanglocaties.

In april 2023 sluit een van de drie opvanglocaties. De gemeente zorgt voor vervangende ruimte voor deze mensen. Er wordt inmiddels gewerkt aan het operationeel maken van een vervangende locatie.

In maart 2023 zijn de laatste bewoners van opvanglocatie RCN verhuisd naar een nieuwe opvanglocatie.

Er zijn drie opvanglocaties; Duikerweg, Kringloop en Baardmeesweg. Voor alle locaties is een vergunning om tijdelijk te mogen wonen.

Aspecten van de huisvesting met betrekking tot Ruimtelijke Ontwikkeling moeten telkens in samenhang met gebruikelijk woonbeleid worden afgewogen.

Deze aspecten zijn in samenspraak met het team RPV meegenomen bij het aanvragen van nieuwe vergunningen.

Het inregelen van de operationele zaken als tot een beheersituatie overgegaan kan worden.

Operationele zaken zijn geregeld maar vragen blijvend aandacht. Er is voor 12 uur per week inhuur om operationele zaken vorm te geven en contact te onderhouden met de vluchtelingen.

We gaan als college hard aan de slag om voor het aantal genoemde statushouders adequate huisvesting te organiseren, scholing aan te kunnen bieden plus de overige zaken. Dit doen we in een situatie waarbij de woningmarkt gespannen is, er tekorten zijn op de arbeidsmarkt en er al sprake is van een tekort zonder de extra instroom van mensen.

Op het gebied van huisvesting statushouders is er achterstand in het huisvesten van statushouders. De oorzaak ligt bij de door het rijk midden 2023 aangekondigde verhoging van de taakstelling (i.v.m. grotere instroom vluchtelingen) en gelijktijdig een forse afname bij Woonpalet van het aantal vrijkomende sociale huurwoningen (door steeds verdere verstopping woningmarkt). De statushouders die zijn gehuisvest krijgen maatschappelijke begeleiding.